İK Yazılımı mı, Excel Tabloları mı

Neredeyse her şirket İK'ya bir tabloyla başlar ve bir süre işe yarar. Tek bir sekme adları, başlangıç tarihlerini ve izinleri izler ve hiçbir maliyeti yoktur. Sorun, satırlar çoğaldıkça ve sekmeler yayıldıkça sessizce başlar.

Tabloların kimin neyi değiştirdiğine dair belleği, adı geçmeye değer bir izin yetkisi ve birinin bir formülün üzerine yapıştırmasını engelleyecek bir yolu yoktur. Ücretsiz gibi gelen araç, hatalar ve geç saatlerle size mal olmaya başlar.

Tabloları üç şey bozar: erişim, doğruluk ve denetim. Herkesin farklı görünümlere ihtiyacı vardır ama bir tablo ya hepsini ya da hiçbirini paylaşır. İnsanlar kopyalayıp yapıştırdıkça sayılar kayar. Ve bir düzenleyici ya da bir çalışan verisini kimin gördüğünü sorduğunda yanıt yoktur.

Ayrıca eyleme geçemezler. Bir tablo bir yöneticiye izni onaylamasını hatırlatmaz, yeni bir çalışanı işe alıştırmaz ve iki kişinin aynı hücreyi aynı anda düzenlemesini engellemez. Veriyi saklar, bir süreç yürütmez.

İK yazılımı durağan bir listeyi yaşayan bir sisteme dönüştürür. Yetkiler kimin neyi gördüğünü denetler, izin talepleri doğru onaylayıcıya paket olarak gider, işe alıştırma bir kontrol listesinden yürür ve kayıtlar bir geçmiş tutar. Otto paketi hazırlar. Damgayı bir insan basar.

En önemlisi, çalışanlar kendilerine hizmet eder. İzin talep eder, bilgilerini günceller ve belgeleri tabloyu sahiplenen tek kişiyi rahatsız etmeden bulurlar. Bu da o kişiyi gerçek işi yapması için serbest bırakır.

Sinyal genellikle boyut değil, acıdır: kaçırılmış bir işe alıştırma, bir bordro hatası, yanıtlayamadığınız bir uyum sorusu ya da sadece dosyayı açma korkusu. Tablonuz açıklıktan çok kaygı yaratıyorsa, işini aşmış demektir.

Geçiş göründüğünden kısa sürebilir. Modern araçlar tabloyu dakikalar içinde içe aktarır. Asıl iş İK yazılımı nasıl seçilir kontrol listesini bitirmektir. Excel'den İK sistemine geçiş o kararın uygulamasıdır, ikinci bir ürün avı değildir.