İK Yazılımı Değerlendirme Kontrol Listesi

1. İhtiyaç ve süreç uyumu

• İlk üç süreç tanımlıÇözmek istediğimiz üç iş ve bugünkü sahipleri yazılı.
• Başarı ölçüsü belliHer süreç için süre, manuel dokunuş veya hata gibi ölçülebilir bir hedef var.
• Süreç uçtan ucaModüller yalnız yan yana değil, aynı veri adımlar arasında yeniden girişsiz ilerliyor.
• İki yıllık ihtiyaç görünürYakın büyüme eşiğinde gerekecek rol, rapor veya modül doğrulandı.

2. Veri taşıma ve çıkış

• Toplu içe aktarma denendiÖrnek Excel/CSV ile alan eşleştirme ve hata raporu görüldü.
• Açılış bakiyeleri taşınabiliyorİzin, ücret veya diğer gerekli başlangıç değerlerinin yöntemi belli.
• Belge taşıma planı varDosya türü, boyut sınırı, klasörleme ve sahiplik doğrulandı.
• Standart dışa aktarım varÇalışan ve süreç verisini kullanılabilir biçimde geri alabiliyoruz.
• Çıkış şartı yazılıSözleşme sonunda erişim süresi, format ve silme yolu açık.

3. KVKK, güvenlik ve erişim

• Roller gerçek hesapta denendiÇalışan, yönetici, İK ve finans hangi alanı görüyor kontrol edildi.
• İşleyen ve alt işleyenler belliSözleşme, veri işleme rolü ve kullanılan alt hizmetler incelendi.
• Veri lokasyonu ve aktarım yolu açıkBarındırma ve varsa yurt dışı aktarım mekanizması yazılı olarak açıklandı.
• Erişim ve değişiklik kayıtları gösterildiKritik işlemlerin kim tarafından ne zaman yapıldığı izlenebiliyor.
• Silme ve saklama akışı varTalep, yasal saklama ihtiyacı ve sistemden silme sorumlulukları tanımlı.
• Olay müdahale yolu belliGüvenlik olayında bildirim kanalı, sorumlular ve sözleşmesel süreç açık.

4. Çekirdek çalışan operasyonu

• Çalışan kaydı tek kaynakİş, iletişim, pozisyon ve durum bilgisi aynı kayıtta güncelleniyor.
• Belge erişimi kontrollüHassas belgeler uygun rollerle sınırlanabiliyor.
• İzin akışı tamamlandıTalep, onay, bakiye ve iptal/düzeltme senaryosu denendi.
• Organizasyon değişikliği izleniyorYönetici, ekip veya pozisyon değişikliği geçmişi kaybolmuyor.
• Çalışan self-servisi anlaşılırİK desteği olmadan temel bilgiye erişim ve talep açma denenebildi.

5. İşe alım, işe giriş ve bordro hazırlığı

• Aday süreci görünürBaşvurudan teklife kadar aşamalar, sahipler ve iletişim kaydı takip ediliyor.
• İşe alınan veri yeniden yazılmıyorAdaydan çalışan veya işe giriş hazırlığına geçiş yolu açık.
• İşe alıştırma sorumluları belliYeni çalışan, yönetici ve İK görevleri ayrı sahiplerde izlenebiliyor.
• Dönem girdileri bir aradaİzin, çalışma, ücret ve çalışan değişiklikleri bordro hazırlığında görülebiliyor.
• Tamamlanan dönem korunuyorOnaylanan sonuçların sonradan hangi yetkiyle değişebildiği veya kilitlendiği açık.

6. Yapay zekâ yönetişimi

• Yetki sınırı yazılıYapay zekânın hazırladığı, önerdiği ve asla kendi başına yapmadığı işler belli.
• İnsan onayı görünürSonuç yürürlüğe girmeden önce kimin inceleyip onayladığı açık.
• Veri kullanımı açıklanıyorHangi verinin modele gittiği ve müşteri verisinin eğitimde kullanılıp kullanılmadığı yanıtlandı.
• Hata ve itiraz yolu varYanlış öneriyi düzeltme, reddetme ve gerekiyorsa kaydını inceleme mümkün.
• Kredi veya kullanım maliyeti anlaşılırBir işin yaklaşık kullanım karşılığı ve sınır aşım davranışı görülebiliyor.

7. Fiyat, destek ve sözleşme

• 12 aylık toplam maliyet çıkarıldıPaket, çalışan kapasitesi, ek modül, kurulum, eğitim ve vergi dahil.
• Büyüme senaryosu fiyatlandıBugünkü sayı yanında bir sonraki çalışan eşiğinin maliyeti hesaplandı.
• Destek yolu gerçekDil, kanal, çalışma saatleri, yanıt taahhüdü ve kapsam yazılı.
• Kurulum sorumlulukları belliVeriyi kimin temizleyeceği, taşıyacağı ve doğrulayacağı planlandı.
• Yenileme ve çıkış okunduFiyat değişimi, otomatik yenileme, fesih ve veri iadesi şartları incelendi.

8. Deneme sonucu

• Gerçek veriyle üç senaryo tamamlandıAktarım, onay ve dönem hazırlığı ekran paylaşımı değil, bizim hesabımızda bitti.
• Kurulum eforu kaydedildiHarcanan saat ve dış destek ihtiyacı not edildi.
• Kullanıcı geri bildirimi alındıEn az bir çalışan, bir yönetici ve bir süreç sahibi akışı kullandı.
• Açık soruların sahibi varHer eksik için yanıt, tarih ve sözleşmeye girecek taahhüt belli.
• Karar gerekçesi yazıldıNeden seçildiği ve hangi sınırlamanın kabul edildiği bir paragrafta kayıtlı.

Kontrol listesini nasıl kullanmalı?