Zoom entegrasyonu
Zoom için OttoHRkurulum ve kullanım kılavuzu
Zoom hesabınızı OttoHR'a bağlayın, planladığınız her mülakat kendi Zoom toplantısıyla gelsin. Aday, OttoHR'dan katılım bağlantısını ve takvim davetini içeren tek bir e-posta alır.
Entegrasyon ne yapar
OttoHR işe alım, personel kayıtları, izin ve bordro için bir İK platformudur. Zoom entegrasyonu, İK kullanıcısının bir iş mülakatının Zoom toplantısını OttoHR'daki mülakat e-postasından oluşturmasını sağlar. Zoom'a geçip bağlantı kopyalamaya gerek kalmaz.
Toplantı, onu planlayan kişinin Zoom hesabında oluşturulur ve toplantı sahibi o kişidir. Daveti OttoHR gönderir. Zoom ayrıca bir davet göndermez.
OttoHR Zoom'dan üç izin ister: toplantı oluşturmak (meeting:write:meeting), daveti yeniden gönderdiğinizde toplantıyı güncellemek (meeting:update:meeting) ve Entegrasyonlar sayfasında hangi hesabın bağlı olduğunu gösterebilmek için Zoom profilinizi okumak (user:read:user). OttoHR diğer toplantılarınızı, kayıtlarınızı, sohbetlerinizi veya kişilerinizi okumaz.
Başlamadan önce
- Şirketinizin çalışma alanında, İşe Alım bölümüne erişimi olan bir OttoHR hesabı. Her İK kullanıcısı kendi Zoom hesabını bağlar, bu yüzden Zoom mülakatı planlayan her kişi bir kez bağlanır.
- Herhangi bir plandaki bir Zoom hesabı. Toplantılar Zoom planınızın sınırlarına tabidir. Basic (ücretsiz) Zoom hesabında toplantılar 40 dakika sonra sona erer.
- Zoom hesabınız şirketiniz tarafından yönetiliyorsa Zoom yöneticinizin önce Zoom App Marketplace'te OttoHR'a izin vermesi gerekebilir.
Uygulamayı ekleme
- 01ottohr.com/login adresinden OttoHR'a giriş yapın.
- 02Kenar çubuğunun altındaki bağlantıdan veya profil menünüzden Entegrasyonlar sayfasını açın.
- 03Toplantılar kategorisinde Zoom kartını bulun ve Bağlan düğmesine tıklayın.
- 04Zoom açılır. Kullanmak istediğiniz Zoom hesabıyla giriş yapın, OttoHR'ın istediği izinleri inceleyin ve Allow (İzin ver) düğmesine tıklayın.
- 05Entegrasyonlar sayfasına dönersiniz ve Zoom kartı bağladığınız Zoom e-posta adresini gösterir.
Bir sorun mu var? Sorun gidermeye bakın.
Uygulamayı kullanma
Zoom mülakatı planlama
Aday mülakat adımına geldiğinde OttoHR tek işlemde Zoom toplantısını oluşturur ve adaya katılım bağlantısını e-postayla gönderir.
Gerekenler: Entegrasyonlar sayfasında Zoom bağlı olmalı ve adayın profilinde bir e-posta adresi bulunmalı.
- 01İşe Alım bölümünü açın ve adayı Mülakat aşamasına ya da mülakat planlayan başka bir aşamaya taşıyın. Mülakat e-postası açılır.
- 02Görüşmeyi planla bölümünde Zoom'u seçin.
- 03Tarihi, başlangıç saatini, süreyi ve saat dilimini seçin. İsterseniz çalışanlarınızdan veya e-posta adresiyle konuk, bir toplantı başlığı ve açıklama da ekleyebilirsiniz.
- 04E-postayı gözden geçirip gönderin.
Ne olur
OttoHR toplantıyı Zoom hesabınızda, sizi toplantı sahibi yaparak, bekleme odası açık ve toplantı sahibinden önce katılım kapalı olarak oluşturur. Aday katılım bağlantısını ve takvim davetini alır. Her konuk kendi davetini alır. Toplantı sahibi başlatma bağlantınız kimseye gönderilmez.
Uygulamayı kaldırma
Zoom bağlantısını OttoHR'dan kesebilir veya OttoHR'ı Zoom hesabınızdan kaldırabilirsiniz. İkisi de OttoHR'ın erişimini sonlandırır.
OttoHR'dan bağlantıyı kesme
- 01OttoHR'da Entegrasyonlar sayfasını açın.
- 02Zoom kartında Bağlantıyı kes düğmesine tıklayın ve onaylayın.
OttoHR Zoom'daki erişimini iptal eder ve sakladığı yetkilendirmeyi siler.
Zoom hesabınızdan kaldırma
- 01Zoom hesabınıza giriş yapın ve Zoom App Marketplace'e gidin.
- 02Manage > Added Apps yolunu izleyin veya OttoHR uygulamasını arayın.
- 03OttoHR uygulamasını seçin.
- 04Remove düğmesine tıklayın.
Zoom OttoHR'ı bilgilendirir ve birkaç saniye içinde OttoHR'daki Zoom kartı Bağlı değil olarak görünür.
Kaldırmanın sonuçları
- Yeniden bağlanana kadar OttoHR'dan Zoom toplantısı oluşturamaz veya güncelleyemezsiniz. Google Meet ve yüz yüze mülakatlar çalışmaya devam eder.
- OttoHR'ın daha önce oluşturduğu toplantılar Zoom hesabınızda kalır ve katılım bağlantıları çalışmaya devam eder. OttoHR bunları silmez, artık gerekmiyorsa Zoom'dan iptal edin.
- Şirketinizdeki diğer kişiler etkilenmez. Her Zoom bağlantısı tek bir kişiye aittir.
Verilerinize ne olur
- Bağlantıyı kestiğiniz veya uygulamayı kaldırdığınız anda OttoHR, Zoom erişim ve yenileme anahtarlarınızı, Zoom kullanıcı kimliğinizi ve kartta görünen Zoom e-posta adresinizi siler.
- OttoHR, planladığı mülakatı adayın başvuru geçmişinde saklar. Buna toplantının Zoom kimliği, katılım bağlantısı, saati ve başlığı dahildir. Bu kayıt başvuru veya şirket hesabınız silindiğinde silinir.
- OttoHR Zoom kayıtlarını, sohbetlerini veya katılımcı listelerini hiçbir zaman almaz ve saklamaz. Anahtarlar şifrelenmiş olarak saklanır. Geri kalanı Gizlilik Politikamızda yer alır.
Sorun giderme
- Zoom kartında Kullanılamıyor yazıyor
- Zoom, OttoHR çalışma alanınız için açık değil. support@ottohr.com adresine yazın, açalım.
- Bağlandıktan sonra OttoHR'a bir izin mesajıyla dönülüyor
- OttoHR'ın mülakat planlayıp güncelleyebilmesi için iki toplantı iznine de ihtiyacı var. Bağlan düğmesine yeniden tıklayın ve Zoom ekranındaki tüm izinleri onaylayın.
- Zoom bir hata gösteriyor veya onay vermenize izin vermiyor
- Bağlamak istediğiniz Zoom hesabıyla giriş yaptığınızdan emin olup tekrar deneyin. Zoom hesabınız şirketiniz tarafından yönetiliyorsa Zoom yöneticinizden Zoom App Marketplace'te OttoHR'a izin vermesini isteyin.
- Kartta Yeniden bağlanın yazıyor
- Zoom yetkilendirmenizin süresi doldu veya kaldırıldı. Yeniden bağlan düğmesine tıklayıp tekrar onaylayın. Önceden planladığınız mülakatlar etkilenmez.
- Demodan bağlanamıyorsunuz
- OttoHR demo çalışma alanı Zoom'a bağlanamaz. Kendi şirketinizin çalışma alanına giriş yapın.
- Toplantı 40 dakika sonra bitiyor
- Bu, Basic (ücretsiz) Zoom hesabının sınırıdır. Toplantılar, sahibi olan Zoom hesabının planına tabidir.
- Toplantı oluştu ama e-posta gitmedi
- Aynı pencerede gönder düğmesine yeniden tıklayın. OttoHR daha önce oluşturduğu toplantıyı kullanır, ikinci bir toplantı oluşmaz.
Destek
Şirket adınızı ve ne yapmaya çalıştığınızı support@ottohr.com adresine yazın.
Bağlantı kopyalamadan mülakat
Zoom'u bir kez bağlayın, her mülakat e-postası kendi toplantısıyla gitsin.