PDKS nedir?

Personel devam kontrol sistemi, her çalışanın iş yerine hangi gün, saat kaçta girip çıktığını otomatik olarak kayıt altına alan donanım ve yazılım bütünüdür. En yaygın yöntemler kart okuyucular ve turnikelerdir. Parmak izi ya da yüz tanıma gibi biyometrik cihazlar da kullanılır, sahada çalışan ekipler içinse konum doğrulamalı mobil uygulamalar tercih edilir. Yöntem hangisi olursa olsun çıktı aynıdır: her çalışan için tarih, giriş saati ve çıkış saati.

PDKS'nin kapıya monte edilen bir cihaz gerektirmesi şart değildir. Geleneksel kurulumlarda kayıtlar cihaz üzerinden toplanırken, yazılım tabanlı yaklaşımda giriş-çıkışlar mobil uygulamayla tutulur ya da mevcut cihazın ürettiği döküm doğrudan İK yazılımına aktarılır. Küçük veya dağınık ekipler için cihaz yatırımı yapmadan yalnızca yazılımla ilerlemek çoğu durumda yeterlidir.

PDKS'nin ürettiği ham giriş-çıkış kayıtları tek başına bir sonuç değil, bir girdidir. Bu kayıtlar dönem sonunda puantaj cetveline işlenir: çalışılan süre, fazla çalışma, eksik gün ve devamsızlık burada netleşir. Bordro bu cetvel üzerinden hesaplandığı için PDKS verisinin doğruluğu ücretin doğruluğunu doğrudan belirler. Elle tutulan çizelgelerde kaybolan dakikalar otomatik kayıtla görünür hale gelir.

Parmak izi ve yüz tanıma verisi, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında özel nitelikli kişisel veri sayılır ve işlenmesi sıradan verilere göre çok daha sıkı şartlara bağlıdır. Kişisel Verileri Koruma Kurulu, kart veya şifre gibi daha az müdahaleci bir yöntem yeterliyken biyometrik veri toplanmasını ölçülülük ilkesine aykırı bulan kararlar vermiştir. Bu yüzden biyometrik PDKS kurmadan önce açık rıza, saklama süresi ve alternatif yöntemlerin varlığı mutlaka değerlendirilmelidir.