İşe giriş bildirgesi nedir?

Sigortalı işe giriş bildirgesini verme yükümlülüğü tamamen işverene aittir, çalışanın SGK'ya yapacağı bir başvuru yoktur. Bildirge, çalışanın T.C. kimlik numarasını, meslek kodunu, sigorta kolunu ve işe başlama tarihini içerir ve sigortalılık kaydını açan belgedir: emeklilik, genel sağlık sigortası ve işsizlik sigortası bu kayda bağlanır. Bildirge e-Sigorta kanalıyla, e-Devlet üzerindeki SGK İşveren Sistemi'nden elektronik olarak verilir, kâğıt ortamında bildirim yalnızca istisnai hâllerde geçerlidir. Verilen bildirgenin bir çıktısı, iş sözleşmesi ve kimlik belgeleriyle birlikte çalışanın özlük dosyasına da girer (4857 sayılı İş Kanunu m.75).

5510 sayılı Kanun m.8'deki genel kural, bildirgenin en geç sigortalılık başlangıç tarihinden önce SGK'ya ulaşmasıdır. Uygulamada bu, çalışanın işe başlamasından en geç bir gün önce demektir. Amaç, sigortalılığın daha ilk mesai saatinde kurulmuş olmasıdır: işe başlama sabahı verilen bildirge, kural kapsamındaki bir işyeri için geç kalmıştır ve idari para cezasına konu olur. Süreye ilişkin istisnalar dar tutulmuştur ve yalnızca kanunda sayılan işyeri türleri için geçerlidir.

Kanun iki grup istisna tanır. İnşaat, balıkçılık ve tarım işyerlerinde işe başlatılacak sigortalıların bildirgesi, en geç çalışmaya başlatıldıkları gün verilirse süresinde sayılır. İlk defa SGK'ya tescil edilen işyerlerinde ise, sigortalı çalıştırılmaya başlanan ilk bir ay içinde işe alınan çalışanların bildirgeleri, o bir aylık sürenin sonuna kadar verilebilir. Bu istisnalar dışındaki tüm işyerlerinde son gün, işe başlama tarihinden önceki gündür. İşe alım takvimini kuran İK ekibinin bildirimi sözleşme imzasıyla aynı adıma bağlaması en güvenli yoldur.

Bildirgenin süresinde verilmemesi, 5510 sayılı Kanun m.102/a uyarınca her bir sigortalı için brüt asgari ücret üzerinden kademeli idari para cezasına yol açar: süresinde ya da usulüne uygun verilmeyen her bildirge için aylık brüt asgari ücret tutarında ceza uygulanır. Sigortasız çalıştırmanın mahkeme kararı, denetim ya da diğer kamu kurumlarından veya bankalardan alınan bilgi ve belgelerle tespit edilmesi hâlinde ceza her sigortalı için asgari ücretin iki katına, tespitten itibaren bir yıl içinde aynı işyerinde tekrarlanması hâlinde beş katına çıkar. Ceza işverene kesilir, çalışanın sigortalılık hakları geriye dönük olarak korunur.

İşe giriş bildirgesi, işe alımda toplanan evrak setinin yalnızca bir parçasıdır. 4857 sayılı İş Kanunu m.75, işverene her işçi için özlük dosyası düzenleme yükümlülüğü getirir ve işe başlama evrakları bu dosyanın açılış içeriğidir: imzalı iş sözleşmesi, kimlik fotokopisi, ikametgâh belgesi, diploma fotokopisi, adli sicil kaydı, gerektiren işlerde sağlık raporu, vesikalık fotoğraf, erkek çalışanlar için askerlik durum belgesi ve SGK işe giriş bildirgesinin çıktısı. Duruma göre engellilik raporu ya da yabancı çalışanlar için çalışma izni de eklenir. Evrakın işe başlama gününde eksiksiz toplanması, denetimde ya da uyuşmazlıkta sonradan belge aramaktan çok daha az zahmetlidir.