Bordro nasıl hazırlanır?

Bordro, çalışma verisinden net ücrete uzanan sabit bir sırayla hazırlanır: puantaj verilerini toplayın, brüt ücreti belirleyin, SGK ve işsizlik primlerini kesin, gelir vergisini kümülatif matrah üzerinden hesaplayın, asgari ücret istisnasını uygulayın, damga vergisini hesaplayın ve kalan net tutarı ödeyin. Sıra her ay aynıdır, değişen yalnızca veridir.

İlk adım puantajdır: o ay kaç gün çalışıldı, kaç saat fazla mesai yapıldı, hangi günler ücretli veya ücretsiz izin ya da rapor kullanıldı. İkinci adım brüt ücrettir: temel ücrete fazla çalışma (her saati normal ücretin %50 fazlasıyla ödenir, İş Kanunu md. 41), prim, ikramiye ve nakdi yol-yemek gibi ödemeler eklenir. 2026'da brüt asgari ücret 33.030 TL'dir ve hiçbir çalışanın brüt ücreti bunun altında olamaz.

Brüt ücret belirlendikten sonra sigorta primine esas kazanç (SGK matrahı) bulunur. 2026'da matrahın tabanı 33.030 TL, tavanı 297.270 TL'dir — asgari ücretin 9 katı. 7566 sayılı Kanun tavan çarpanını 7,5'ten 9'a yükseltti. Tavanı aşan kazanç için prim hesaplanmaz.

Çalışandan bu matrah üzerinden %14 SGK primi ve %1 işsizlik sigortası primi kesilir (5510 sayılı Kanun md. 81 ve 4447 sayılı Kanun). Asgari ücretli bir çalışan için bu, aylık 4.624,20 TL SGK ve 330,30 TL işsizlik kesintisi demektir.

Gelir vergisi matrahı, brüt ücretten SGK ve işsizlik primleri düşülerek bulunur. Vergi, o ayın matrahına değil yılbaşından beri biriken kümülatif matraha göre hesaplanır. 2026 ücret tarifesi: ilk 190.000 TL için %15, 400.000 TL'ye kadar %20, 1.500.000 TL'ye kadar %27, 5.300.000 TL'ye kadar %35, üzeri %40 (Gelir Vergisi Genel Tebliği Seri No: 332). Kümülatif takip yapılmazsa yılın ikinci yarısında vergi eksik kesilir.

Hesaplanan vergiden asgari ücret istisnası düşülür: 7349 sayılı Kanun'la 2022'den beri her çalışanın ücretinin asgari ücrete isabet eden kısmı gelir vergisinden müstesnadır — kaldırılan AGİ'nin yerini bu istisna aldı. İstisna tutarı, o ay asgari ücret üzerinden hesaplanacak vergiye eşittir ve maaş seviyesinden bağımsız olarak herkese uygulanır.

Damga vergisi brüt ücretin binde 7,59'udur ve ücretin asgari ücrete isabet eden kısmı damga vergisinden de müstesnadır. Bu yüzden asgari ücretli, 2026'da yalnızca %15 prim kesintisiyle net 28.075,50 TL alır (33.030 × 0,85).

Net ücret şöyle bulunur: brüt − SGK işçi payı − işsizlik işçi payı − (gelir vergisi − istisna) − (damga vergisi − istisna). Bordroda her kalem ayrı satırda gösterilir, kesintiler brütten düşülünce ödenecek net tutar çıkar.

İşveren maliyeti brütle bitmez: işveren ayrıca %21,75 SGK primi ve %2 işsizlik primi öder (7566 sayılı Kanun ile MYÖ işveren payı 2026'da %12'ye çıktı). Şartları sağlayan özel sektör işverenine 2 puan Hazine indirimi uygulanır, imalat sektörü 2026 sonuna kadar 5 puanı korur. Standart efektif oran %19,75 + %2'dir. Asgari ücretli bir çalışanın aylık işveren maliyeti 33.030 × 1,2175 = 40.214,03 TL'dir (asgari ücret desteği hariç).

İş Kanunu md. 37 uyarınca işveren, her ödemede çalışana ücret hesabını gösteren, imzalı veya işyerinin özel işaretini taşıyan bir ücret hesap pusulası vermek zorundadır. Pusulada ödemenin günü ve ait olduğu dönem, fazla çalışma, hafta tatili, bayram ve genel tatil ücretleri gibi asıl ücrete yapılan her türlü ekleme ile vergi, sigorta primi, avans mahsubu, nafaka ve icra gibi her türlü kesinti ayrı ayrı gösterilir.

Vergi ve sosyal güvenlik mevzuatı da asgari içerik arar: VUK md. 238 her ay ücret bordrosu tutulmasını zorunlu kılar. 5510 sayılı Kanun md. 102/e-5 uyarınca işyeri sicil numarası, ait olduğu ay, sigortalının adı soyadı, sosyal güvenlik sicil numarası, ücret ödenen gün sayısı, sigortalının ücreti, ödenen ücret tutarı ve ücretin alındığına dair imza unsurlarını taşımayan ücret tediye bordroları geçersiz sayılır. İmza şartı, makbuz karşılığı veya banka kanalıyla yapılan ödemelerde aranmaz.

Pusula her ödemede çalışana verilir, imzalı nüsha işverende kalır. Saklama süresi vergi mevzuatında 5 yıl (VUK md. 253), SGK mevzuatında ilgili yılı izleyen yılbaşından itibaren 10 yıldır (5510 sayılı Kanun md. 86). İki süre birlikte geçerli olduğundan bordrolar en az 10 yıl saklanmalıdır.

Mevzuat bordronun hangi araçla hazırlandığına karışmaz, md. 37 içeriğini eksiksiz taşıyan bir Excel bordrosu geçerlidir. Beş-on çalışanlı bir işletmede dikkatli kurulmuş bir şablon işi görür.

Risk ölçekle büyür: kümülatif vergi matrahı her çalışan için ayrı izlenmeli, asgari ücret, SGK tavanı ve vergi tarifesi her yıl elle güncellenmeli, ay içi giriş-çıkışlar kıst hesap gerektirir. Tek bir kopyala-yapıştır hatası aylar sonra eksik vergi ya da hatalı SGK bildirimi olarak geri döner. Otto HR'da bordroyu Otto güncel parametrelerle hazırlar, kontrol ve onay İK'da kalır.