Puantaj nedir?
Puantaj, çalışanların işe geliş gidişlerinin, çalıştıkları gün ve saatlerin, fazla mesailerin, izinlerin ve devamsızlıkların düzenli olarak kaydedilmesidir. Bu kayıtların gün gün işlendiği tabloya puantaj cetveli denir. Bordro puantaja dayanır: aylık ücret, fazla mesai tutarı ve SGK'ya bildirilen prim gün sayısı bu kayıtlardan hesaplanır. İşveren, çalışma sürelerini belgelemekle yükümlüdür.
Puantaj cetveli neleri kaydeder?
Puantaj cetveli, her çalışanın ay içindeki çalışma durumunu gün gün gösteren çizelgedir: hangi gün çalışıldığı, işe giriş ve çıkış saatleri, yapılan fazla mesailer, kullanılan yıllık izinler, raporlu günler ve devamsızlıklar bu tabloya işlenir. Hafta tatilleri ve resmî tatiller de ayrı işaretlenir, böylece ayın her günü bir karşılık bulur.
Ay sonunda bu işaretler toplanır: çalışılan gün sayısı, fazla mesai saatleri ve eksik günler ortaya çıkar. Bu toplamlar yalnızca ücret hesabına değil, SGK bildirimlerine de girer — prim ödeme gün sayısı ve varsa eksik gün nedenleri puantajdan türetilir.
Bordro ve yasal yükümlülükler
Bordro, puantajın parasal sonucudur: aylık ücret, fazla mesai tutarı, SGK primi ve vergi kesintileri puantajdaki gün ve saat toplamlarından hesaplanır. Yasal sınırların denetimi de bu kayıtlarla mümkündür — haftalık normal çalışma süresi en çok 45 saattir (4857 sayılı İş Kanunu m.63), fazla çalışma saat ücreti %50 zamlı ödenir ve yılda 270 saati aşamaz (m.41).
İşveren, çalışanların çalışma sürelerini uygun araçlarla belgelemek zorundadır (İş Kanununa İlişkin Çalışma Süreleri Yönetmeliği m.9). Bir fazla mesai uyuşmazlığında imzalı puantaj kayıtları işverenin başlıca delilidir. Kayıt tutulmamışsa yerleşik Yargıtay içtihadı fazla çalışmanın tanık beyanıyla ispatına imkân tanır ve sonuç çoğu zaman işveren aleyhine döner.
Kâğıttan ve Excel'den dijitale
Küçük işletmelerde puantaj çoğunlukla kâğıt çizelge ya da Excel tablosuyla tutulur. Az sayıda çalışan için bu yöntem işler, ancak çalışan sayısı arttıkça formül hataları, sürüm karmaşası ve bordroya elle veri aktarımı ciddi bir hata kaynağına dönüşür.
Dijital sistemler giriş-çıkış verisini PDKS cihazlarından ya da dosya aktarımıyla alır, onaylı izin kayıtlarıyla çakışmaları gösterir ve ay sonunda bordroya hazır toplamlar üretir. Kayıtların tek yerde ve değişiklik geçmişiyle tutulması, denetimde ibraz yükümlülüğünü de kolaylaştırır.
| Haftalık azami normal çalışma süresi | 45 saat (4857 sayılı İş Kanunu m.63) |
| Fazla çalışma ücreti | Normal saat ücretinin %50 fazlası (4857 m.41) |
| Yıllık fazla çalışma sınırı | 270 saat (4857 m.41) |
| Çalışma sürelerini belgeleme | Zorunlu (Çalışma Süreleri Yönetmeliği m.9) |
| İşyeri kayıtlarını saklama süresi | 10 yıl (5510 sayılı Kanun m.86) |
| Ücret alacağında zamanaşımı | 5 yıl (4857 m.32) |
Sık sorulanlar
Puantaj cetveli, her çalışan için ayın her gününe bir işaret düşülerek tutulur: çalışılan gün, hafta tatili, yıllık izin, rapor, devamsızlık ve fazla mesai ayrı kodlarla gösterilir. Ay sonunda bu işaretler toplanarak çalışılan gün sayısı, fazla mesai saatleri ve eksik günler çıkarılır. Bordro bu toplamlarla hesaplanır.
İşçi çalıştıran her işveren, çalışma sürelerini uygun araçlarla belgelemek zorundadır. İş Kanununa İlişkin Çalışma Süreleri Yönetmeliği m.9 bu yükümlülüğü açıkça düzenler. Belgenin biçimi serbesttir — imzalı puantaj cetveli, PDKS kaydı ya da vardiya çizelgesi de yükümlülüğü karşılar. Önemli olan kayıtların denetimde ve uyuşmazlıkta ibraz edilebilir olmasıdır.
Puantaj çalışma sürelerinin kaydıdır, bordro ise bu kayıtların parasal sonucudur. Puantaj kimin kaç gün çalıştığını, kaç saat fazla mesai yaptığını ve kaç gün izinli olduğunu gösterir. Bordro bu verilerden brüt ücreti, fazla mesai tutarını, SGK primini ve vergi kesintilerini hesaplar. Yanlış puantaj, doğru formülle bile yanlış bordro üretir.
SGK mevzuatı, işyeri kayıt ve belgelerinin ilgili yılı izleyen yılbaşından itibaren 10 yıl saklanmasını öngörür (5510 sayılı Kanun m.86). Ücret alacaklarında zamanaşımı ise 5 yıldır (4857 sayılı İş Kanunu m.32). Bu süre boyunca puantaj, olası bir fazla mesai uyuşmazlığında işverenin başlıca delilidir.
Aylık cetvelde satırlar çalışanları, sütunlar ayın günlerini gösterir. Her hücreye günün durumu işlenir: çalışılan normal saat, fazla mesai, hafta tatili, yıllık izin, rapor veya ücretsiz izin gibi kodlar. Ay kapanınca gün ve saat toplamları alınır, bordronun girdisi bu toplamlardır. Cetvel kâğıtta ya da Excel şablonunda tutulabilir. Dijital sistemler aynı tabloyu giriş-çıkış kayıtlarından otomatik üretir ve arşivini saklar.
Aylık puantaj cetveli üç bölümden oluşur. Başlıkta işyeri bilgisi, ait olduğu ay ile çalışanın adı ve sicil numarası yer alır. Gövdede ayın her günü için bir kolon bulunur ve her gün bir kodla işaretlenir: çalışılan gün, hafta tatili, ulusal bayram ve genel tatil, yıllık izin, raporlu gün, ücretsiz izin, devamsızlık ve o güne ait fazla mesai saatleri. Alt toplam satırı çalışılan gün sayısını, toplam fazla mesaiyi ve varsa eksik gün nedenini gösterir. Bu toplamlar bordronun ve SGK bildirimindeki prim gün sayısının doğrudan girdisidir. İmza alanı belgeyi tamamlar.