Özlük dosyası nedir?
Özlük dosyası, 4857 sayılı İş Kanunu m.75 gereği işverenin çalıştırdığı her işçi için ayrı ayrı düzenlemek zorunda olduğu belge dosyasıdır. İş sözleşmesi, kimlik bilgileri, SGK bildirgeleri, sağlık raporları ve disiplin kayıtları gibi çalışana ait tüm yasal belgeleri içerir. İşveren bu belgeleri saklamakla, gizli tutmakla ve yetkili makamlara istendiğinde göstermekle yükümlüdür.
Özlük dosyasında hangi belgeler bulunmalı?
Özlük dosyası, bir çalışanın işe girişinden ayrılışına kadar istihdamına ilişkin tüm yasal belge ve kayıtların, her işçi için ayrı ayrı bir arada tutulduğu zorunlu dosyadır. İşe giriş aşamasında dosyaya iş sözleşmesi, nüfus cüzdanı fotokopisi, ikametgâh belgesi, diploma, adli sicil kaydı, sağlık raporu, SGK işe giriş bildirgesi, vesikalık fotoğraf ve askerlik durum belgesi girer. Varsa engellilik raporu ve çalışma izni gibi duruma özgü belgeler de eklenir.
Dosya işe girişle kapanmaz: çalışma süresince izin kayıtları, fazla çalışma onayları, disiplin tutanakları ve savunmalar, performans değerlendirmeleri, ücret bordroları ve iş sağlığı ve güvenliği eğitim katılım belgeleri dosyaya işlenir. İş ilişkisi sona erdiğinde fesih bildirimi, ibraname ve SGK işten ayrılış bildirgesi de dosyada yer alır.
KVKK ve gizlilik yükümlülüğü
İş Kanunu m.75, işverene dosya tutma görevinin yanında bir gizlilik yükümlülüğü de getirir: işveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralına ve hukuka uygun kullanmak, gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamak zorundadır.
Özlük dosyası baştan sona kişisel veri içerir. Sağlık raporları ve adli sicil kaydı ise 6698 sayılı KVKK m.6 kapsamında özel nitelikli kişisel veridir. Bu yüzden işveren çalışanı aydınlatmak (KVKK m.10), veri güvenliği tedbirlerini almak (m.12) ve saklama sebebi ortadan kalkan belgeleri silmek, yok etmek veya anonim hâle getirmek (m.7) zorundadır. Dosyaya erişim, yalnızca görevi gereği ihtiyaç duyan kişilerle sınırlanmalıdır.
Saklama süresi ve dijital özlük dosyası
İşyeri kayıt ve belgeleri, 5510 sayılı Kanun m.86 uyarınca ilgili olduğu yılı izleyen yılbaşından itibaren 10 yıl saklanır. Çalışanların kişisel sağlık dosyaları için bu süre, ilgili yönetmelik gereği işten ayrılış tarihinden itibaren 15 yıldır. Süre, çalışan işten ayrıldı diye kısalmaz — dosya, iş uyuşmazlıklarında işverenin başlıca yazılı delilidir.
Mevzuatta özlük dosyasının kâğıt ortamında tutulmasını zorunlu kılan bir hüküm yoktur, dosya dijital ortamda tutulabilir. Güvenli elektronik imza, 5070 sayılı Kanun m.5 uyarınca ıslak imzayla aynı hukuki sonucu doğurur. Önemli olan, belgelerin denetimde iş müfettişlerine ve yetkili makamlara ibraz edilebilir durumda olmasıdır.
| Yasal dayanak | 4857 sayılı İş Kanunu m.75 |
| Kapsam | Çalıştırılan her işçi için ayrı dosya |
| Saklama süresi | 10 yıl (5510 sayılı Kanun m.86) |
| Sağlık kayıtları | İşten ayrılıştan itibaren 15 yıl |
| Yaptırım | İş Kanunu m.104 uyarınca idari para cezası |
| Gizlilik | İş Kanunu m.75 ve 6698 sayılı KVKK |
Sık sorulanlar
Özlük dosyasında iş sözleşmesi, kimlik fotokopisi, ikametgâh belgesi, diploma, adli sicil kaydı, sağlık raporu, SGK işe giriş bildirgesi, fotoğraf ve askerlik durum belgesi bulunur. Çalışma süresince izin kayıtları, fazla çalışma onayları, disiplin tutanakları ve performans değerlendirmeleri de dosyaya eklenir.
İşyeri kayıt ve belgeleri, 5510 sayılı Kanun m.86 uyarınca ilgili yılı izleyen yılbaşından itibaren 10 yıl saklanır. Kişisel sağlık dosyaları için süre, ilgili yönetmelik gereği işten ayrılış tarihinden itibaren 15 yıldır.
Özlük dosyasının kâğıt ortamında tutulmasını zorunlu kılan bir hüküm yoktur, dosya dijital ortamda tutulabilir. Güvenli elektronik imza, 5070 sayılı Kanun m.5 uyarınca ıslak imzayla aynı hukuki sonucu doğurur. Belgelerin denetimde yetkili makamlara ibraz edilebilmesi yeterlidir.
Özlük dosyası düzenlemeyen işverene, 4857 sayılı İş Kanunu m.104 uyarınca idari para cezası uygulanır. Ceza tutarı her yıl yeniden değerleme oranında artırılır. Dosyanın yokluğu ayrıca iş uyuşmazlıklarında işvereni yazılı delilden yoksun bırakır.
Görebilir. Özlük dosyasındaki belgeler işçinin kişisel verisidir ve 6698 sayılı KVKK m.11, herkese kendisiyle ilgili kişisel verilerin işlenip işlenmediğini öğrenme ve bunlara ilişkin bilgi talep etme hakkı tanır. İşçi bu hakkını işverene yazılı başvuruyla kullanır. İşveren talebi en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırmak zorundadır (KVKK m.13). Uygulamada işçi dosyasını inceleyebilir ve belgelerin bir örneğini isteyebilir. Asıllar işverende kalır, çünkü dosyayı saklama yükümlülüğü işverene aittir (4857 sayılı İş Kanunu m.75).