Bordrolama nedir?
Bordrolama, çalışan ücretlerinin her ay hesaplanıp ödenmesini kapsayan sürecin bütünüdür: çalışma verilerinin toplanması, brütten nete hesaplama, vergi ve SGK bildirimlerinin yapılması ve ücret pusulasının çalışana iletilmesi. Bordro bu sürecin sonunda üretilen belgeyi, bordrolama ise o belgeyi doğuran aylık işleyişin tamamını ifade eder. Kısaca bordro çıktı, bordrolama süreçtir.
Aylık bordrolama döngüsü
Bordrolama, bir bordro döneminde çalışanlara ödenecek ücretin hesaplanması ve yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi için her ay tekrarlanan işleyiştir. Döngü dört adımda ilerler: önce puantaj, izin, fazla mesai ve ek ödeme verileri toplanır, ardından her çalışan için brütten nete hesaplama yapılır, hesaplanan vergi ve SGK primleri muhtasar ve prim hizmet beyannamesiyle bildirilir, son olarak ücret pusulası çalışana iletilir ve ödeme gerçekleştirilir.
4857 sayılı İş Kanunu m.32 uyarınca ücret en geç ayda bir ödenir, bu yüzden Türkiye'de bordrolama fiilen aylık bir döngüdür. Dönem kapandıktan sonra ortaya çıkan izin ya da mesai düzeltmeleri bir sonraki bordroya yansıtılır.
Bordroda hangi kalemler yer alır?
Bir bordro satırı brüt ücretle başlar. Bundan SGK primi işçi payı, işsizlik sigortası primi, gelir vergisi ve damga vergisi düşülerek net ücrete ulaşılır. Fazla mesai, prim ve yol-yemek gibi ek ödemeler brütü artırır, icra kesintisi ya da avans gibi kalemler ise netten düşülür.
2022'den bu yana ücretin asgari ücrete denk gelen kısmı gelir vergisi ve damga vergisinden istisnadır (7349 sayılı Kanunla eklenen GVK m.23/18). İşveren ayrıca 4857 sayılı İş Kanunu m.37 gereği her ödemede çalışana ücret hesap pusulası vermek zorundadır. Bordro kayıtları 5510 sayılı Kanun m.86 uyarınca on yıl saklanır.
Dış kaynak mı, şirket içi mi, yazılım mı?
Küçük işletmeler bordrolamayı çoğunlukla mali müşavire devreder: veriler her ay elle iletilir, bordro dışarıda hesaplanır. Şirket içi bordrolama denetimi artırır, buna karşılık mevzuat takibi ve hesaplama yükünü İK ile muhasebenin üzerine bırakır.
Bordrolama programı üçüncü yolu açar: puantaj ve izin verisi aynı sistemde biriktiği için dönem sonunda veri toplama adımı kendiliğinden tamamlanır, brütten nete hesaplama güncel oran ve istisnalarla yapılır, ücret pusulaları tek adımda dağıtılır. Mali müşavirle çalışma düzeni korunurken elle veri taşıma ortadan kalkar.
| SGK primi (işçi payı) | %14 (5510 sayılı Kanun m.81) |
| İşsizlik sigortası (işçi payı) | %1 (4447 sayılı Kanun m.49) |
| Gelir vergisi (ilk dilim) | %15 (193 sayılı GVK m.103) |
| Damga vergisi (ücret) | Binde 7,59 (488 sayılı Kanun, I sayılı tablo) |
| Ücret hesap pusulası | Zorunlu (4857 sayılı İş Kanunu m.37) |
| Bordro saklama süresi | 10 yıl (5510 sayılı Kanun m.86) |
Sık sorulanlar
Aylık bordrolama dört adımdan oluşur: puantaj, izin ve ek ödeme verilerinin toplanması, her çalışan için brütten nete hesaplama, muhtasar ve prim hizmet beyannamesiyle vergi ve SGK primlerinin bildirilmesi, ücret pusulasının çalışana iletilmesi ve ödemenin yapılması.
Bordro, bir çalışanın bir dönemdeki brüt ücretini, kesintilerini ve net ücretini gösteren belgedir, bordrolama ise bu belgeyi üreten aylık sürecin — veri toplama, hesaplama, bildirim ve ödeme adımlarının — bütünüdür.
Mevzuat takibini tamamen devretmek isteyen ve çalışan sayısı az olan işletmeler için bordrolamayı mali müşavire bırakmak pratiktir. Çalışan sayısı arttıkça her ay elle veri iletmek hata kaynağına dönüşür. Puantaj ve izinle aynı sistemde çalışan bir bordrolama programı bu taşımayı ortadan kaldırır. İki model birlikte de yürüyebilir: hesaplama yazılımda, denetim mali müşavirde.
Elektronik ortamda iletilen bordro uygulamada yaygındır ve geçerli kabul edilir. Belirleyici olan, 4857 sayılı İş Kanunu m.37'deki ücret hesap pusulası yükümlülüğünün yerine getirilmesi ve pusulanın çalışana ulaştığının ispat edilebilmesidir. Güvenli elektronik imza ya da çalışanın erişimini kayıt altına alan sistemler bu ispatı sağlar.