E-bordro geçerli mi, bordro imzalatmak zorunlu mu?

E-bordro geçerlidir ve ücret bankadan ödendiği sürece bordroyu imzalatmak zorunlu değildir. Vergi Usul Kanunu m.238 ile Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği m.105, ücret bordrosunda işçinin imzasını arar. SSİY m.105 banka kanalıyla veya makbuz karşılığı yapılan ödemeleri bu şarttan açıkça istisna tutar, VUK m.238'deki istisna ise makbuz karşılığı ödemeler içindir ve banka dekontu uygulamada makbuz hükmünde kabul edilir. Beş ve üzeri işçi çalıştıran her işveren ücreti zaten bankadan ödemek zorunda olduğundan, uygulamadaki bordroların büyük bölümünde imza şartı fiilen aranmaz.

4857 sayılı İş Kanunu m.37'deki yükümlülük ise ayrıdır: işveren her ödemede işçiye, ücret hesabını gösteren imzalı veya işyerinin özel işaretini taşıyan bir hesap pusulası vermek zorundadır — buradaki imza işverenin imzasıdır, işçinin değil. İdari görüşler ve yaygın uygulama, pusulanın e-posta ya da personel portalı üzerinden iletilmesini bu yükümlülüğü karşılar kabul eder. Pusula hiç verilmezse İK m.102/b uyarınca idari para cezası gündeme gelir.

Geçerlilik ile ispat gücü aynı şey değildir. Bordronun SGK ve vergi denetiminde geçerli sayılması ayrı, bir iş davasında işvereni koruması ayrı sorudur — e-bordro tartışması asıl ikincisinde düğümlenir.

Yargıtay'ın yerleşik içtihadında ücretin ödendiğini ispat yükü işverendedir ve işveren bunu imzalı bordro veya banka kaydıyla ispatlayabilir. Ödeme tanıkla ispatlanamaz (ör. Yargıtay 22. HD, 25.10.2017, E.2015/17892, K.2017/22850). İmzasız ve banka kaydına dayanmayan bir e-bordro, ödeme savunmasını tek başına taşımaz.

İmzanın ikinci işlevi içeriktir: işçinin ihtirazi kayıt koymadan imzaladığı bordro, içerdiği tahakkuklar yönünden kesin delil sayılır — fazla çalışma sütununda ödeme görünen imzalı bordroya karşı işçi, aksini ancak eşdeğer yazılı delille ispatlayabilir. İmza yoksa bu koruma da yoktur: işçi bordrodaki kalemlere her zaman itiraz edebilir.

Elektronik ortamda üç farklı şey ispatlanır. Teslimi — pusulanın işçiye verildiğini — e-posta okundu bilgisi, portal erişim logları veya KEP gösterir. KEP kayıtları, KEP Yönetmeliği m.15 uyarınca aksi ispat edilinceye kadar kesin delildir. Ödemeyi banka dekontu ispatlar. İçeriğin kabulünü ise yalnızca imza ispatlar.

Elektronik tarafta imzanın karşılığı güvenli elektronik imzadır: 5070 sayılı Kanun m.5 uyarınca elle atılan imza ile aynı hukuki sonucu doğurur ve HMK m.205/2 uyarınca bu imzayla oluşturulan veriler senet hükmündedir. Buna karşılık portaldaki "okudum/onayladım" tıklaması güvenli elektronik imza değildir. Teslim yönünden ve destekleyici delil olarak değer taşısa da, ıslak imzanın yerini tuttuğuna dair yerleşmiş bir Yargıtay içtihadı bugün yoktur. Bu alan tartışmalıdır ve kurguyu bunu bilerek yapmak gerekir.

Güvenli kurgu üç katmanlıdır: ücreti her zaman bankadan ödeyin — dekont ödemeyi ispatlar ve bordrodaki imza şartını kaldırır. E-bordroyu loglanan bir kanaldan, KEP ya da erişim kaydı tutan bir portaldan iletin — bu, teslimi ispatlar. Fazla mesai, prim ve kesinti gibi itiraza açık kalemlerin öne çıktığı dönemlerde güvenli elektronik imza veya ıslak imza alın — içeriğin kabulünü yalnızca bu ispatlar.

İmza şartının aranmadığı durumda bile bordronun diğer zorunlu unsurları eksiksiz olmalıdır: SSİY m.105'teki unsurlardan birini taşımayan bordro geçersiz sayılır ve 5510 sayılı Kanun m.102/1-e uyarınca geçersiz her bordro için aylık brüt asgari ücretin yarısı — 2026'da 16.515 TL — idari para cezası uygulanır.